Manipulations-Analyse

Wo Versuchung ist, ist auch Gefahr!

Die praktische Erfahrung zeigt, dass Warenwirtschaftssysteme immer wieder von Mitarbeitern als Einladung missverstanden werden, sich wahlweise im Bereich der Waren oder direkt im Geldbereich zu bedienen - zu Lasten des Apotheken-Inhabers.

So unterschiedlich die Warenwirtschaftssysteme von der Programmlogik her aufgebaut sind, so ähnlich sind doch die Wege, mit denen Mitarbeiter Warenwirtschaftssysteme überwinden, um sich illegal wirtschaftlich Vorteile zu verschaffen.

Unsere Manipulations-Analyse prüft die unterschiedlichen Ebenen eines Warenwirtschaftssystems darauf ab, ob Mitarbeiter-Manipulationen stattgefunden haben. Die Software ist von der Kanzlei unseres Gesellschafters Dr. Bellinger entwickelt worden aus der langjährigen Erfahrung mit Prüfungs-Simulationen.

Im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung stellen Mitarbeiter, die das System illegal für ihren wirtschaftlichen Vorteil manipulieren, für den Inhaber der Apotheke ein sehr hohes Risiko dar. Immer wieder gerät der Inhaber in Verdacht, die Manipulation selbst zu seinem eigenen Vorteil durchgeführt zu haben. Größte Probleme bereitet es im Rahmen einer Betriebsprüfung, sich vom Vorwurf einer eigenen Manipulation reinzuwaschen, wenn der Mitarbeiter für seine Manipulation die Anwenderkennung des Inhabers benutzt hat.

Nicht nur im Hinblick auf Betriebsprüfungen, sondern ganz grundsätzlich hat jeder Apotheken-Inhaber ein elementares Interesse daran, sein Warenwirtschaftssystem manipulationsfrei zu halten.

Gerade in kleineren Betriebseinheiten, wie sie für Apotheken typisch sind, ist das Vertrauen des Inhabers in seine Angestellten oft regelrecht grenzenlos. Dabei wird regelmäßig übersehen, dass gerade der Verzicht auf jedes Controlling als Einladung zur Manipulation missverstanden wird.


Welche Wirkung hat eine Manipulations-Analyse?

Eine Manipulations-Analyse deckt mit hoher Wahrscheinlichkeit Manipulationen auf, die zu den im Markt verbreiteten gehören. Die APO-Audit befindet sich in ständiger Kommunikation mit Außendienstlern von Software-Häusern und Anwendern. Auch die Prüfungs-Simulationen liefern immer wieder Informationen über Manipulationsarten, die dann über die APO-Audit GmbH darauf überprüft werden, in welchem System ein Mitarbeiter mit dieser Manipulation Erfolg haben könnte. Deshalb ist für uns die Manipulations-Analyse nicht etwas Statisches, sondern die Bekämpfung von Mitarbeiter-Manipulationen ein dynamischer Prozess.

Die APO-Audit GmbH kümmert sich darum, dass die entsprechende Software, die bei der Manipulations-Analyse zum Einsatz kommt, permanent angepasst wird.

Forschungen haben ergeben, dass der Einsatz wirksamer Kontroll-Mechanismen Vermögensschäden in Unternehmen auf einen Bruchteil reduziert, während umgekehrt fehlende Kontrollmechanismen geradezu zwangsläufig Vermögensschäden durch Manipulationen nach sich ziehen. Dementsprechend ist wichtig, innerbetrieblich das Stattfinden von Manipulations-Analysen zu kommunizieren. Darin liegt nicht die Äußerung eines konkreten Verdachtes gegenüber Mitarbeitern. Ein Mitarbeiter, der aus Gründen, die in seiner Privatsphäre liegen, in Geldnot gerät, muss aber wissen, dass sein Arbeitsplatz kein Selbstbedienungsladen ist. Deshalb baut eine in gewissen Abständen routinemäßig durchgeführte externe Manipulations-Analyse eine Hemmschwelle auf, die das Unternehmen, letztlich also den Unternehmer (Apotheker), schützt.


Wie funktioniert die Manipulations-Analyse?

Eine Manipulations-Analyse lässt sich zu einem akzeptablen Preis nur durchführen, wenn sie zu einem nennenswerten Teil softwaregestützt erfolgt. Anders lassen sich die riesigen Datenmengen in einem Warenwirtschaftssystem nicht überprüfen.

Die Felder, auf die sich eine Manipulations-Analyse erstrecken sollte, sind nicht identisch mit den Feldern, die der Archivierung in einer Apotheke unterliegen. Nur teilweise überschneiden sich die Datenmengen.

APO-Audit kommuniziert deshalb mit Software-Häusern, um einen Datenexport automatisiert durchführen zu können. Die Software-Häuser erhalten dazu eine permanent anzupassende Datendefinition. Diese Daten werden mit Zustimmung des Apothekers, der einen Auftrag an die APO-Audit GmbH erteilt hat, online durchgeleitet und von der APO-Audit GmbH zunächst auf einem Datenträger gespeichert.

Die APO-Audit GmbH mandatiert mit der Manipulations-Analyse die Kanzlei Dr. Bellinger aus Düsseldorf, der Gesellschafter der APO-Audit GmbH ist. Die APO-Audit GmbH behält deshalb von den Daten nichts in ihrem Geschäftsbereich zurück.

Die Kanzlei Dr. Bellinger führt danach die Manipulations-Analyse in den Datensatz durch. Sie teilt ihr Ergebnis direkt dem Apotheken-Inhaber (auf Wunsch alternativ seinem Steuerberater) mit. Zwei Wochen nach Absenden des Analyse-Berichtes werden die Daten in der Kanzlei von Herrn Dr. Bellinger gelöscht, sofern der Auftraggeber nicht ausdrücklich eine längere Aufbewahrung wünscht. Der Analyse-Bericht unterliegt der beruflichen Verschwiegenheit, bleibt also der vertraulichen Sphäre zwischen Herrn Dr. Bellinger und dem Apotheken-Inhaber, bzw. seinem Steuerberater exklusiv vorbehalten. Der Berichtsinhalt wird bei Zustimmung des Auftraggebers mit den Daten gleichzeitig gelöscht.

Die APO-Audit GmbH hat bewusst diesen Weg der Auftragsabwicklung gewählt, um die in der Abgabenordnung (AO) hinterlegten beruflichen Verschwiegenheitsrechte und –pflichten für die Informationen im Bereich der Manipulations-Analyse garantieren zu können. Nach einheller Rechtsprechung hat der Fiskus auf diese Berichte deshalb keine Zugriffsrechte.

Sind Manipulations-Analyse und Prüfungs-Simulation deckungsgleich?

Nein:

Die Prüfungs-Simulation setzt auf steuerrelevante, archivierungspflichtige Daten auf – und nur auf diese.

Die Manipulations-Analyse sucht in speziellen Datensätzen nach Fingerabdrücken, die Manipulationen hinterlassen. Diese Fingerabdrücke befinden sich teilweise in der dritten oder vierten Ebene eines Systems, die mitunter sogar nicht einmal auf einem Monitor per Aufruf sichtbar gemacht werden können.

Eine Manipulations-Analyse denkt sich naturgemäß in die Ausgangssituation eines Manipulierers, definiert Möglichkeiten zur Manipulation in einem Warenwirtschaftssystem, klärt auf technischer Ebene die Auswirkungen in Datensätzen und verfolgt dann in diesen definierten Datensätzen Spuren nach. Das schließt ein, dass durchaus auch das Fehlen bestimmter Daten Indiz für Manipulationen sein kann.